Organizar una oficina es esencial para fomentar la productividad y mantener un equilibrio y orden dentro de la empresa. En el siguiente blog vamos a explicarte cómo organizar archivos de oficina con la intención de facilitarte el trabajo y ahorrarte tiempo.
Tips para organizar archivos de oficina
- Lo primero que no puede faltar a la hora de organizar los archivos de una oficina deben ser las carpetas y/o archivadores de oficina. Necesitarás algún tipo de sistema (offline) para poder guardar la gran cantidad de archivos que una empresa genera.
- En segundo lugar debes tener claro cómo vas a organizar tus archivos, en qué categorías y qué sistema vas a seguir para clasificarlos de manera que tenga sentido.
- Organiza los archivos alfabéticamente y por colores, es decir, elige un color para cada categoría y así podrás tener una carpeta para cada una de ellas, pero además, organiza las mismas y las subcategorías alfabéticamente, es importante y más fácil si tienes dos factores o indicadores a la hora de buscar un documento guardado.
- Te recomendamos que etiquetes los archivos, escribiendo y/o poniendo una etiqueta en la pestaña de cada carpeta, de manera clara, como hemos dicho anteriormente. Desde la categoría general hasta la subcategoría.
- Aprovecha el espacio de las cajoneras de oficina o muebles donde tengas los archivos, ya que a nadie le gusta encontrarse un montón de papeles juntos y con el paso del tiempo cada vez irás acumulando más información. Organizar archivos de oficina te será más fácil, cuanto más fácil te lo hagas tú a ti mismo.
- Crea un horario para organizar archivos de oficina, es decir, al final del día dedica unos minutos para colocar en su sitio los documentos que se hayan generado y que sea necesarios guardar.
