Organizar una oficina es esencial para fomentar la productividad y mantener un equilibrio y orden dentro de la empresa. En el siguiente blog vamos a explicarte cómo organizar archivos de oficina con la intención de facilitarte el trabajo y ahorrarte tiempo.

Tips para organizar archivos de oficina

  1. Lo primero que no puede faltar a la hora de organizar los archivos de una oficina deben ser las carpetas y/o archivadores de oficina. Necesitarás algún tipo de sistema (offline) para poder guardar la gran cantidad de archivos que una empresa genera.
  2. En segundo lugar debes tener claro cómo vas a organizar tus archivos, en qué categorías y qué sistema vas a seguir para clasificarlos de manera que tenga sentido.
  3. Organiza los archivos alfabéticamente y por colores, es decir, elige un color para cada categoría y así podrás tener una carpeta para cada una de ellas, pero además, organiza las mismas y las subcategorías alfabéticamente, es importante y más fácil si tienes dos factores o indicadores a la hora de buscar un documento guardado.
  4. Te recomendamos que etiquetes los archivos, escribiendo y/o poniendo una etiqueta en la pestaña de cada carpeta, de manera clara, como hemos dicho anteriormente. Desde la categoría general hasta la subcategoría.
  5. Aprovecha el espacio de las cajoneras de oficina o muebles donde tengas los archivos, ya que a nadie le gusta encontrarse un montón de papeles juntos y con el paso del tiempo cada vez irás acumulando más información. Organizar archivos de oficina te será más fácil, cuanto más fácil te lo hagas tú a ti mismo.
  6. Crea un horario para organizar archivos de oficina, es decir, al final del día dedica unos minutos para colocar en su sitio los documentos que se hayan generado y que sea necesarios guardar.